Dublettentauschsystem (Dublettenverwaltung und -vermittlung)

Im Rahmen des Dublettentauschsystems werden Daten verarbeitet, um Einrichtungen die Verwaltung und den Austausch von Dublettenbeständen zu ermöglichen.

1. Verarbeitete Daten

Folgende Daten werden verarbeitet:

Nutzerdaten (nicht öffentlich):

• Anzeigename
• E-Mail-Adresse
• Zugeordnete Rolle im System
• Zugeordnete Institution (falls vorhanden)
• Interne Zugriffs- und Systemprotokolle (z. B. Anmeldezeitpunkte)

Einrichtungsbezogene Daten (öffentlich sichtbar):

• Name der Einrichtung
• Beschreibungen und Angaben zu Dublettenbeständen
• Angebote und Gesuche der Einrichtung

Hinweis: Es werden ausschließlich Daten der Einrichtung veröffentlicht.
Personenbezogene Kontaktdaten einzelner Mitarbeitender werden nicht angezeigt.

2. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung und Nutzung des Dublettentauschsystems, insbesondere für:

• Verwaltung von Dublettenbeständen
• Veröffentlichung und Sichtbarkeit von Angeboten und Gesuchen
• Kontaktaufnahme zwischen Einrichtungen
• Sicherstellung der System- und Zugangssicherheit

3. Rechtsgrundlage

Für personenbezogene Daten der Nutzer*innen (Login, Verwaltung des Accounts):

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

(Verarbeitung zur Erfüllung eines Nutzungsverhältnisses)

Für die öffentlich sichtbaren Daten des Dublettensystems (rein sachbezogene Informationen der Einrichtung):

Nicht personenbezogen – keine Anwendung der DSGVO.

4. Weitergabe von Daten

Es werden keine personenbezogenen Daten (z. B. private E-Mail-Adressen einzelner Personen) veröffentlicht oder an Dritte weitergegeben.
Öffentlich sichtbar sind ausschließlich die institutionellen Angaben und Bestandsdaten.

5. Speicherdauer

Nutzerdaten werden für die Dauer der Systemnutzung gespeichert.
Einrichtungs- und Bestandsdaten bleiben gespeichert, solange die Einrichtung am Dublettentauschsystem teilnimmt oder bis eine Löschung gewünscht wird.

6. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für die Nutzung des Systems ist die Angabe eines Benutzerkontos erforderlich.
Die Bereitstellung von institutionellen Daten ist freiwillig, aber für die öffentliche Darstellung und Funktion des Dublettentauschsystems notwendig.